Betriebsleitung:
Beziehungspflege mit ZusammenarbeitspartnerInnen (Caritas, Integrationsstelle Wattwil, Verein Familienzentren Toggenburg, Integra, Network-Beiz etc.)
Personalwesen
· Einführungsgespräch mit HelferInnen
· Erfassen und Weiterleitung der Personaldaten an die zentrale Adressverwaltung
Organisation
· Entgegennahme von Anfragen für Anlässe und Bewilligung von Einzelanlässen nach Rücksprache mit den Bereichsverantwortlichen
· Terminplanung/-absprachen betr. der Raumbenutzung
· Kenntnisnahme der Einsatzpläne von den Bereichsverant-wortlichen
· Erstellung der Hausordnung und von Wegleitungen in
Zusammenarbeit mit den Bereichsverantwortlichen, Helferinnen und Helfern (Raumeinrichtungen, Maschinen bedienungen, Reinigungsanleitungen)
b-treff Haus-Wartung
Organisation der Wartungs- und Reinigungseinsätze in Zusammenarbeit mit den Bereichsverantwortlichen
Leitung Tagesgeschäft
· Arbeitsabsprachen/Koordination bei den Veranstaltungen
· Einsatzplanung, Koordination der Einsätze/Terminbe-stätigungen/-absagen Personal etc.
· Gewährleistung der Einhaltung von Hausordnung und anderen Reglementen in Absprache mit den Bereichs-verantwortlichen.
Kommunikation und Korrespondenz
· Post: Bearbeitung/-Weiterleitung
· Telefonate: Rückrufe und Weiterleitung
· E-Mail: Bewirtschaftung, Beantwortung, Weiterleitung, Archivierung/Löschen)
Bereichsveantwortliche:
· Begleitung und bei Bedarf Mithilfe bei der Durchführung von Anlässen die durch Dritte (Subteams z.B. im Bereich b-kre-aktiv) angeboten werden.
· Arbeitsabsprachen mit HelferInnen und Helfern
· Gewährleistung der Einhaltung von Hausordnung und anderen Reglementen in Absprache mit der Betriebsleitung.
· Information an BesucherInnen zum Anlass und den weiteren (Bereichs-)Angeboten
· Vorschläge für die Personalrekrutierung
· Meldung der Personendaten an die Betriebsleitung
· Einsatzplanung der Helferinnen mit Meldung an die Betriebsleitung
· Erstellen und Führen von Checklisten:
– Einkaufslisten
– Einrichtungspläne
– Kontroll-Listen zu Aufgaben und Abläufen
· Organisation der Materialbeschaffung und Einkäufe für die Durchführung der Anlässe in Absprache mit der Betriebs-leitung